情シス部門なしで挑んだワークフロー電子化、2000枚の書類作業をゼロに

　申請のワークフローを紙ベースで管理している企業はまだまだ多い。公共事業の測量調査などを手掛ける東邦コンサルタントも、そうした課題を抱える企業の1社だった。有給休暇や時間外労働などの申請を全て紙ベースで行っていたため、毎月2000枚もの書類を管理し、Excelに転記しなければならなかった。　

　この非効率な状態を解消するにはワークフロー全体の電子化が必要だが、同社には情報システム専門の部署がなく、電子化自体も初めての試みとなる。加えて、一般的なワークフローツールは複雑なものが多く、ハードルが高い。求められたのは、現状のフローを大きく変えることなく導入でき、専門知識がなくても活用できるツールだった。　

　こうして検討が進められたプロジェクトは、同社にとって想定以上の効果を生んだという。選定したツールが使いやすく、申請の効率化や申請状況のリアルタイム把握が可能になるだけでなく、データベースの管理などにも効果を発揮したからだ。情報システム部門がなくとも電子化を成功させた同社の挑戦を紹介する。