紙とコストを大幅削減、J-オイルミルズが選択したワークフローシステムとは

　植物油を中心に製油事業を展開するJ-オイルミルズ。情報システム部が行うマスタ登録や口座登録などについて、申請元で正しく共有・承認されているのか曖昧な点があったほか、申請業務にFAXを使うなどのペーパーレス化の遅れも気になっていたという。そこで、内部統制の強化やペーパーレス化を目的に、情報システム部が中心となってワークフローの導入を進めた。

　製品の選定に当たって最も重視したのは「簡単かつ高機能」。さらに柔軟性や成長性、価格などから総合的に評価し、製品を決定した。情報システム部内からスモールスタートで利用を開始した後、全社員への意識浸透を重視しながら各種フロー申請に適用した。社員や各部署が自主的に活用するようになると効果がはっきりと現れ始め、申請作業の効率化とともに年間1000万円以上ものコスト削減を実現。今では全社規模で活用しているという。

　同社が「もし今、このシステムが止まってしまったら困る。すでに身体の一部」と表現するほど信頼を寄せるワークフローシステムとはどのような製品なのか。本資料では同社での活用法とともに、詳しく見ていく。