システム化で大きく変わる訪問者受付管理、待ち時間の30％削減やコロナ対策も

　製造工場のように訪問者が多い組織では、その受付待ち時間が課題になりがちだ。情報漏えいにつながる記憶媒体の持ち込み管理や災害発生時の安全確保も考えねばならず、近年は新型コロナウイルス対策のために受付業務の非接触化、受付時の体温測定にも対応することが求められている。

　電子部品を製造するキオクシア岩手も同様の課題を抱える企業の1社だった。1日に1000人近い訪問者があり、その対応や管理が限界に達しつつあった同社は、訪問者受付管理システムにより課題の解消に成功したという。その特長の1つが、来訪予約時に発行されるQRコード付き案内状だ。訪問者一人一人に入館用のQRコードが発行され、受付時に所属企業・団体や氏名といった来訪者情報の入力が不要になり少ない待ち時間で入館できるようになる。

　また、無人受付機による体温測定、PCやUSBメモリなどの持ち込管理機能なども提供されるため、受付管理の課題を一挙に解決できたという。本Webキャストでは、受付待ち時間を30％削減したという同社の事例をはじめ、セキュリティと新型コロナウイルス対策を両立する受付管理システムの効果を紹介していく。