シャドーITを抑制、ミルボンの事例に学ぶ“ファイル共有基盤”導入の勘所とは

　DXを主要テーマの1つに定め、さまざまな施策を進める美容室専売化粧品メーカーのミルボン。同社は2012年にMicrosoft 365（旧：Office 365）を導入し、電子メールや掲示板機能を統一したが、ファイル共有手段がバラバラだったため、ファイル検索や引き継ぎに課題を抱えていた。さらに社外とのファイル共有手段として、社員が個別に転送用のサービスを導入しており、シャドーIT化も進んでいたという。

　そこで全社共通のファイル共有基盤として導入したのが、容量無制限で利用できるクラウドストレージだ。大型ファイルも気軽にアップロードでき、PCやスマートフォンなどの多様なデバイスで利用可能。ログの可視化によるセキュリティ向上などに加え、添付ファイルを安全に送信できるメールマネジメントシステムにより、パスワード付きZIPファイルとパスワードをメールで別送する手法（PPAP）から脱却できる点も決め手となった。

　現在では、ほぼ全社員にあたる1150人が利用しておりアクティブユーザーは約70％で推移。今後は社外とのやりとりにも拡大し、シャドーIT撲滅に乗り出す予定だという。本資料では、同社の事例を基に同サービスの機能や特長について紹介する。