加速する発行書類の電子送付、適切な進め方とシステム導入におけるポイント

　ペーパーレス化や業務効率化、取引先からの要望、法令対応などをきっかけに、発行書類を電子送付に切り替える企業が増加している。電子送付への切り替えに当たってシステムを変更する際には、幾つかの留意したいポイントがある。

　まずは、必要に応じて郵送と電子送付のハイブリッドで送ることができるかどうかだ。電子送付は送付先にとってもメリットがあるため、多くの場合で受け入れてもらえるが、取引先によっては電子送付が難しいケースもあるため、郵送と電子送付が可能であることが望ましい。次に、取引先に受け入れてもらいやすい属性や、一部の拠点・事業から着手することも大切だ。そして、将来的な適用範囲の拡大も考慮して、会社が発行するあらゆる書類の一元管理ができるかどうかも重要なポイントだ。

　本資料では請求書業務を中心に、郵送から電子送付に変更する際の適切な進め方や留意点について解説する。また、インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応し、柔軟な帳票発行ができるシステムも紹介しているので、併せて参考にしてほしい。