FAX機を利用し続けることで起こる課題と、通信手段を効率化する方法とは？

　紙を主体とした「FAX機」は、ビジネスの連絡手段として長年利用されている。以前は、なくてはならない事務機器の代表格であったが、インターネットが普及した現在、FAX機を利用し続ける場合の課題が指摘されている。

　まずは、リース代、メンテナンス費用、消耗品費、通信費などの「コストの増加」や、送信する書類の作成や、先方に届いたかどうかの確認といった「連絡業務の非効率性」が挙げられる。また、FAX機が設置されている場所まで行かないと内容を見ることができないため、「働き方のニーズに合わない」といった点も課題となっている。さらに、近年はSDGsなど社会的な責任が求められているが、紙の消耗はその流れに逆行している。

　こうした課題解決には幾つか代替手段があるが、本資料ではビジネスチャットの活用を提案している。インターネット回線があれば、場所を選ばず相手先とのやりとりが可能で、チャットだけでなく音声やビデオ通話などもできる。本資料では、FAX機の課題を述べた上で、その代替手段であるビジネスチャットの利点について解説する。