紙文書の電子化をスムーズにする、PDF活用のポイント

　紙文書の電子化がなかなか進まないと悩む企業は少なくない。そこで注目したいのが、PDFの有効活用だ。本資料では、PDFの活用により紙文書の電子化を推進し、業務の効率化やファイル管理の一元化などを実現する製品を紹介している。

　この製品は、ネットワーク内の監視フォルダにオフィスファイル、画像ファイル、スキャン文書などを入れるだけでPDFに自動変換するソフトウェアであり、多彩な機能を備えている。ファイル名や形式の変更、フォルダへの振り分け、ファイル結合や分割などが容易に実行できる。動画・音声・CADなど、PDF化が難しいファイルをPDF内に添付して扱うことも可能だ。

　さらに、QR／バーコードを活用することで、スキャン文書の振り分けやリネームを自動化できる。QRコードは、OCRと異なり誤認識が発生しないため、後工程が不要となる。PDFを起点とした電子化、そしてDXの推進を検討している企業には、ぜひ資料を確認してほしい。