電話問い合わせを年間約8000件削減した事例も、Web受発注システムの活用術

　手作業中心のアナログな受発注業務では、業務量の増加に伴い、ミスや業務負荷が発生しやすくなる。例えば、「FAX注文の記入漏れなどのミス」「基幹システムへの手入力業務の負荷」「取引先からの商品情報／納期／在庫状況に関する各種問い合わせ対応の負担」「特定の担当者に業務や判断が集中する属人化」などが課題となりがちだ。

　このような課題の解消策になるのが、受発注業務を標準化／デジタル化する“Web受発注システム”である。取引先が画面上で商品情報や在庫、納期を確認し、そのまま見積書の発行や注文の入力を行えるため、受注内容の抜け漏れや聞き間違いといったトラブルを防止することが可能だ。また、注文情報をデータとして一元管理し、基幹システムと自動連携することで、入力作業や確認作業の負荷を大幅に軽減できる。

　さらに一連の受発注業務をシステム上で管理することで、担当者の経験や知識に依存しない運用を実現できる点も特長だ。本資料では、同システムが解決できる10の業務課題について解説する。電話問い合わせの件数を年間約8000件削減した事例も紹介しているので、併せて参考にしてほしい。