マニュアルが活用されないのはなぜ？　作成者と閲覧者が抱える悩みと解決策

　業務マニュアルは本来、業務の最適なプロセスを誰でも再現できるようにして、生産性を高めるためにある。だが一般的にマニュアルは「欲しい時に見つからない」「内容が古いまま」などネガティブな印象で捉えられ、適切に活用されていないことも多い。こうした状況では、業務の属人化や品質の低下は避けられず、また口頭伝達を繰り返すことになるためナレッジが浸透せず、指導の工数も減らないという「負のループ」が続いてしまう。

　では、なぜ多くの企業がマニュアルを効果的に活用できていないのか。例えば閲覧者にとっては、「文字が多くて内容が分かりにくい」「人によって品質にバラつきがある」という悩みがある。とはいえ作成者の視点からみると、作成と更新が大変といった問題があり、形骸化してしまっているケースも多いという。

　本資料では、マニュアルが活用されないことによって発生するリスクや、マニュアルに関するよくある悩みについて、詳しく解説する。あわせて解決策として、テンプレートに沿って画像や動画、文字を挿入するだけで、分かりやすいマニュアルを誰でも簡単に作れるツールを紹介しているので、参考にしてほしい。