5つのカテゴリー別に解説、“残念なマニュアル”のパターンと改善ポイント

　業務に関するノウハウやルール、進め方などをまとめた「マニュアル」は、業務の効率化や品質の均一化を図るうえで非常に重要なツールだ。そのため多くの企業がマニュアルを作成・運用しているが、せっかく作成したものの「使ってもらえない」「業務の役に立っていない」など、その運用に課題を抱えている企業も多いだろう。

　このような“残念なマニュアル”のパターンの1つに、「暗号マニュアル」が挙げられる。解説のない略語や難解な専門用語が乱用されている、まるで暗号のようなマニュアルのことだ。略語や専門用語が並ぶことで社員の理解を妨げてしまい、情報が正確に伝わらずに業務のミスや非効率につながっているケースは少なくない。略語や専門用語は避け、使用する場合でも補足説明を加える、具体例を交えて説明するなど、誰もが理解しやすいマニュアルへと改善していく必要がある。

　本資料では、残念なマニュアルのパターンを5つのカテゴリー別に解説するとともに、その改善ポイントを紹介する。本資料を参考に自社のマニュアルを点検し、改善に役立ててほしい。