大手スーパーやドラッグストアに学ぶ、失敗しない紙マニュアル脱却の進め方

　業務品質の向上や平準化を図る上で、業務マニュアルは重要な役割を担っている。しかし、従来の紙媒体では、情報更新から現場への反映までに時間を要する他、改訂に伴う印刷／配送コストの増大や差し替え作業の負担増加といった課題が顕在化してきた。このような背景から、画像や動画を主体としたマニュアル作成システムによるデジタル化が注目されている。

　具体的な事例として、530種類の紙マニュアルを運用していたドラッグストアでは、マニュアルのデジタル化により、画像を主体とした構成へ移行した。その結果、文字量を従来の約4割まで削減し、閲覧時の負担軽減を実現するとともに、年間2000万円のコスト削減につなげている。また、大手スーパーマーケットでは、全店舗のペーパーレス化により、年間1000時間分の差し替え作業を削減した。

　このように紙マニュアルからの脱却を成功させるには、経営層のコミットメントに加え、現場の声を取り入れながら段階的に移行を進めることが重要となる。本資料では、成功企業の事例を基に、業務マニュアルのデジタル移行を成功させるための4つのステップを解説する。